Datenschutzerklärung Umantis Bewerberportal

    Die Datenschutzerklärung umfasst das Online-Recruiting-System 
    recruitingapp-662.umantis.com (nachfolgend “Recruiting-System”), welches vom Migros-Genossenschafts-Bund, Limmatstrasse 152, 8031 Zürich, Schweiz (nachfolgend „MGB“), der ACISO Fitness & Health GmbH (nachfolgend „ACISO“ oder „wir“) als Unternehmen der MIGROS-Gruppe zur Verfügung gestellt wird.

    Der MGB stellt als Dienstleister den einzelnen Unternehmen der MIGROS-Gruppe das Recruiting-System Umantis, eine Cloud-SaaS-Lösung der Haufe umantis AG, Unterstraße 11, 9001 St. Gallen, Schweiz (im Folgenden „Haufe“), zur Verfügung.
    Haufe übernimmt im Auftrag des MGB das Hosting sowie im Einzelfall die Wartung und Pflege des Recruiting-Systems. Im Auftrag des MGB werden alle personenbezogenen Daten (nachfolgend „Daten“), die von ACISO erhoben und verarbeitet werden zentral auf zertifizierten Servern des Dienstleisters Haufe innerhalb der Schweiz gespeichert.

    Weitere Informationen zur Datenverarbeitung von Haufe finden Sie unter:
    www.haufe.de/datenschutzerklaerung_24_360.html.

    Das Konzept für das Bewerbungsverfahren wurde für alle Unternehmen der MIGROS-Gruppe gleichermaßen festgelegt, um einen einheitlichen und datenschutzrechtlich ordnungsgemäßen Prozessablauf gruppenweit zu gewährleisten. Dabei legt der MGB großen Wert auf den Schutz Ihrer Privatsphäre und den Ihrer personenbezogenen Daten sowie die notwendige Datensicherheit und hat die notwendigen Datenschutzmaßnahmen eingerichtet bzw. bei Haufe überprüft. Zudem bietet Ihnen das einheitliche System die Möglichkeit mit Ihren Login-Daten, Ihre Bewerbung bei einem oder mehreren Unternehmen der MIGROS-Gruppe zentral zu verwalten. Ihre jeweils für eine Bewerbung bei einem Migros-Unternehmen, bspw. ACISO, übermittelten Bewerbungsunterlagen kann ausschließlich dieses Unternehmen als verantwortliche Stelle für das jeweilige Bewerbungsverfahren einsehen und im Rahmen des Bewerbungsprozesses verarbeiten. Änderungen und Löschung an den überlassenen Daten können nur Sie selbst vornehmen.

    Es werden über das Recruiting-System nur personenbezogene Daten im Einklang mit den im Folgenden beschriebenen Grundsätzen sowie den Vorgaben der EU-Datenschutzgrundverordnung (nachfolgend „DSGVO“) und dem für die ACISO geltenden Datenschutzrecht erhoben, verarbeitet und genutzt.

    Wenn Sie das Recruiting-System nutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. „Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen. Mit der vorliegenden Datenschutzerklärung informieren wir Sie über Art, Umfang und Zweck der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens bei der ACISO.

    1. Allgemeines zur Datenverarbeitung

    Wir erheben, verarbeiten und nutzen Ihre personenbezogenen Daten nur für die Zwecke der Durchführung des Bewerbungsprozesses. Ihre überlassenen personenbezogenen Daten werden zu keinen anderen Zwecken als der Durchführung des Bewerbungsverfahrens eingesetzt.

    Die Verarbeitung der überlassenen personenbezogenen Daten eines Bewerbers erfolgt nur nach vorher erteilter ausdrücklicher Einwilligung des Bewerbers.

    Dieses Recruiting-System richtet sich nicht an Personen unter 16 Jahren. Wir bitten darum, dass Personen unter 16 Jahren keine persönlichen Daten an uns bereitstellen. Wenn wir erfahren, dass wir persönliche Daten von Personen unter 16 Jahren erfasst haben, werden wir Schritte zur schnellstmöglichen Löschung der Daten einleiten. Falls Sie erfahren, dass ein Benutzer unserer Recruiting-Systems jünger als 16 Jahre ist nehmen Sie bitte über bewerbung@elements.com mit uns Kontakt auf.

    Wenn Sie Fragen zum Thema Datenschutz im Bewerbungsprozess haben, wenden Sie sich bitte an unsere Personalabteilung oder an unseren Datenschutzbeauftragten. Die jeweiligen Kontaktdaten finden Sie am Ende dieser Datenschutzerklärung.

    2. Log-In

    Zur Registrierung im Recruiting-System sowie zur Anlage Ihres Bewerberprofils werden Ihre E-Mailadresse sowie ein Passwort erhoben. Mit Einreichung einer Bewerbung im Recruiting-System des MGB erhalten Sie nach Angabe Ihrer Daten eine Bestätigungsmail, in der Sie darüber informiert werden, dass Ihre Bewerbung erfolgreich eingereicht wurde uns Sie Ihre Daten im Benutzerprofil jederzeit anpassen können.

    In Ihrem Bewerberprofil können Sie im Anschluss unter Verwendung der angegebenen Log-In-Daten (E-Mailadresse und Passwort) alle Bewerbungen für Unternehmen innerhalb der MIGROS-Gruppe zentral verwalten.

    Basierend auf Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO speichert der MGB Ihre Profildaten bis zur Löschung Ihres Profils auf den Cloud-Servern des Anbieters Haufe. Sie können jederzeit Ihre angegebenen Profil- sowie Bewerbungsdaten innerhalb Ihres Profils selbständig löschen bzw. durch eine formlose E-Mail an
    bewerbung@elements.com eine Löschung beantragen. Sollten Sie keine offenen Bewerbungen in Ihrem Profil haben, so kann ein Administrator des Recruiting-Systems oder der jeweilige HR-Verantwortlich das Bewerberprofil löschen.

    3. Bewerbungsprozess

    Ihre Bewerbungsdaten (Bewerbungsfoto, Anrede, Titel, Vorname, Name, Geburtsdatum, E-Mailadresse/Login, Passwort, Benutzersprache, Adressdaten, Wohnsitz, evtl. LinkedIn-/Xing-Profil, Ihr Bewerbungsschreiben und Ihr Lebenslauf, sowie zusätzliche Anlagen/Dokumente wie Zeugnisse, Teilnahmebescheinigungen von Schulungen oder Bescheinigungen über zusätzliche Qualifikationen, vorherige Beschäftigungsverhältnisse, Ausbildung(en), Sprachkenntnisse, Hinweis worüber Sie auf die Stellenausschreibung aufmerksam geworden sind) überlassen Sie uns nach erfolgreicher Registrierung über das Recruiting-System zum Zwecke der Speicherung, Auswertung, Zuordnung und internen Weiterleitung Ihrer Bewerbung sowie zur Kontaktaufnahme mit Ihnen. Optionale Eingabefelder bzw. Pflichtangaben sind durch einen Hinweis kenntlich gemacht.

    Im Rahmen des Bewerbungsprozesses sind Ihre Bewerbungsdaten nur den jeweiligen Personalverantwortlichen/Recruiter der ACISO zugänglich. Nur Personen bzw. Kollegen der ACISO Fitness & Health GmbH die bei der Besetzung der Stelle, d.h. in den Bewerbungsprozess einbezogen werden müssen, können Ihre Bewerbungsunterlagen über eine eingerichtete Berechtigung einsehen. Das im Recruiting-System bestehende Berechtigungskonzept sorgt für rollenabhängige und lokale Einsichtsrechte. Grundsätzlich wird nur solchen Personen eine Einsichtnahme in Ihre Daten gewährt, welche für die Anliegen von Datenschutz und –sicherheit sensibilisiert sind und einer vertraglichen auferlegten Verschwiegenheitspflicht unterstehen. Ihre Bewerbungsdaten werden nicht an Dritte außerhalb der ACISO weitergegeben.

    Wir werden Sie in unserem Bewerbungsprozess nicht auffordern, uns sog. besonders schützenswerte personenbezogene Daten mitzuteilen. Sollten Sie uns jedoch derartige Informationen freiwillig zur Verfügung stellen, so erlauben Sie uns, diese Informationen im Rahmen des Bewerbungsprozesses zu speichern und für die Zwecke des Bewerbungsprozesses zu verwenden.

    Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir aus datenschutzrechtlichen Gründen nur noch Onlinebewerbungen entgegennehmen können. Bewerbungen, die Sie uns per Post oder E-Mail zukommen lassen, werden wir unverzüglich zurücksenden bzw. löschen.

    Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies zur Erreichung des Speicherzweckes erforderlich ist bzw. Ihre Einwilligung zur Speicherung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO) vorliegt. Anschließend werden Ihre Daten von uns vollständig anonymisiert, es sei denn, dass Sie im Falle eines Entfalls des Speicherzwecks einer darüber hinaus gehenden Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO zugestimmt haben. Ihre Bewerbungsdaten auf eine einzelne Stelle werden deshalb nach einer etwaigen Absage maximal sechs Monate gespeichert und danach von uns vollständig anonymisiert.

    Sollten Sie auf Ihre Bewerbung hin eine Anfrage von uns erhalten, ob Sie in unseren Bewerberpool aufgenommen werden möchten, so gibt es folgende Möglichkeiten:
    • Sie stimmen der Poolaufnahme zu: Ihre Bewerbung einschließlich Ihrer personenbezogenen Daten wird für weitere 12 Monate in unserem Recruiting-System gespeichert und anschließend vollständig anonymisiert.
    • Sie lehnen die Aufnahme ab: Ihre Bewerbung wird wie eine normale Absage behandelt, d.h. Ihre personenbezogenen Daten werden 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens vollständig anonymisiert.
    • Sie reagieren auf unsere Anfrage nicht innerhalb von 7 Tagen: dieser Fall gilt als Ablehnung und Ihre Bewerbung wird wie eine normale Absage behandelt, d.h. Ihre personenbezogenen Daten werden 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens vollständig anonymisiert.
    • Sollten Sie im Anschluss an das Bewerbungsverfahren eine Anstellung in unserem Unternehmen erhalten, übernehmen wir Ihre Daten in unseren ordentlichen Personalverwaltungsprozess.

    Zudem weisen wir Sie darauf hin, dass Sie auch jederzeit Ihre angegebenen Bewerbungsdaten innerhalb Ihrer Bewerbung bei der ACISO selbständig ändern oder eine Löschung beantragen können. Wir führen die Löschung bzw. vollständige Anonymisierung der Bewerbungsdaten dann umgehend durch.

    4. Cookies

    Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Endgerät des Nutzers gespeichert werden. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihren Computer übertragen. Ruft ein Nutzer eine Website auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem des Nutzers gespeichert werden. Dieser Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht. Einige der Cookies werden nach Ende der Browser-Sitzung, also nach Schließen Ihres Browsers, wieder gelöscht (sogenannte „Session Cookies“). Andere Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät und ermöglichen es, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen.

    Das Recruiting-System von Haufe verwendet Cookies, um den Bewerbungsprozess nutzerfreundlicher zu gestalten. Einige Elemente des Recruiting-System erfordern es, dass der aufrufende Browser auch nach einem Seitenwechsel identifiziert werden kann. In diesen Zwecken liegt auch das berechtigte Interesse in der Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) EU-DSGVO.

    In den Cookies werden dabei folgende Daten gespeichert und übermittelt:
    (1) Spracheinstellungen
    (2) Zuordnung zur bewerbenden Stelle und Unternehmen
    (3) Sitzungsinformationen
    Eine vollständige Aufzählung aller von Haufe gesetzten Cookies finden Sie unter: https://onlinehelp.umantis.com/index.php/Cookies.

    Cookies werden auf dem Endgerät des Nutzers gespeichert und von diesem an das Recruiting-System übermittelt. Daher haben Sie als Nutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für das Recruiting-System deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden.

    5. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

    Durch die Nutzung des Recruiting-Systems werden nur die personenbezogenen Daten verarbeitet, die Ihr Browser an den Server übermittelt und die für die Bereitstellung des Systems technisch erforderlich sind.

    Der MGB hat für das Hosting und die technische Bereitstellung des Recruiting-System die Firma Haufe beauftragt. Jeder Zugriff auf das Recruiting-System wird in einer Protokolldatei (sogenannte Logfiles) gespeichert. In dieser Datei werden die folgenden Daten, solange technisch erforderlich, gespeichert:

    • Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version.
    • Das Betriebssystem des Nutzers.
    • Die Internetseite, von welcher Sie auf die Website und das Recruiting-System gelangt sind.
    • Die IP-Adresse.
    • Der Service-Provider des zugreifenden Systems.
    • Datum und Uhrzeit des Zugriffs.

    Die Daten werden zentral auf Backupservern von Haufe innerhalb der Schweiz unter Beachtung der nationalen datenschutzrechtlichen Vorgaben gespeichert. Eine eigenständige Nutzung der Daten durch Haufe sowie eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.

    Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung des Recruiting-System an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. Die weiteren Informationen werden benötigt um das Recruiting-System sicher zu gestalten, vor Angriffen zu schützen sowie die Funktionsweise sicherzustellen. In diesen Zwecken liegt das berechtigte Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

    Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung des Recruiting-System ist dies nach der Beendigung Ihrer jeweiligen Sitzung der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung (max. sechs Monate) ist im Einzelfall möglich, soweit gesetzlich erforderlich. In diesem Fall erfolgt eine Anonymisierung in der Form, dass die IP-Adresse der Nutzer gelöscht oder verfremdet wird. Eine Zuordnung des aufrufenden Nutzers ist nicht mehr möglich. Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb des Recruiting-Systems zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Bewerbers keine Widerspruchsmöglichkeit.

    6. Profil-Übernahme mittels XING

    Sie haben die Möglichkeit für die Bewerbung Profilinformationen aus Ihrem XING-Profil zu übernehmen. Sollten Sie von dieser Möglichkeit Gebrauch machen, werden Sie aufgefordert, sich bei der Plattform XING, ein Angebot der Xing SE, Dammtorstr. 30, 20354 Hamburg, Deutschland (im Folgenden „XING“) und der ACISO den Zugriff auf Ihre Informationen aus Ihrem XING- Profil zu erlauben. Bei aktiver Einwilligung im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO werden folgende Daten aus Ihrem jeweils ausgewählten Profil an das Recruiting-System übertragen:

    • Name
    • Adresse
    • Geburtsdatum
    • Telefondaten
    • verifizierte Email-Adresse
    • Profilbild
    • Fähigkeiten
    • Lebenslauf
    • URL zum XING-Profil

    Für diesen Vorgang ist XING verantwortlich und es gelten ausschließlich Datenschutzbestimmungen von XING: https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung.

    Die Einbindung der Schnittstelle zu den Plattformen dient zur Vereinfachung des Bewerbungsprozesses. In diesem Zweck liegt das berechtigte Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO als Rechtsgrundlage für die Profilübernahme aus XING.

    7. Betroffenenrechte

    Wir weisen darauf hin, dass Sie im Rahmen Ihrer Registrierung im Recruiting-System und bei der Verwaltung Ihres Profils die volle Kontrolle über Ihre der ACISO / einem Unternehmen der MIGROS-Gruppe überlassenen personenbezogenen Daten haben. Sie können jederzeit all Ihre angegebenen Daten sowie Ihr Profil ändern, berichtigen oder zur Löschung/Anonymisierung vormerken.

    Auskunftsrecht und Recht auf Änderung
    Sie können jederzeit unter den unten angegebenen Kontaktdaten Auskunft über die in unserem Recruiting-System von Ihnen gespeicherten und uns überlassenen Daten beantragen. Eine Veränderung der Daten durch uns erfolgt zu keinem Zeitpunkt, außer Sie beantragen dieses schriftlich, gerne per E-Mail an die unten angegebene E-Mailadresse.

    Löschung der Daten
    Daten im Zusammenhang mit einer konkreten Bewerbung auf eine offene Stelle werden spätestens nach einem Zeitraum von 6 Monaten anonymisiert, es sei denn es kommt ein Arbeitsvertrag zu Stande. Für weitere Informationen zur Dauer der Speicherung verweisen wir gerne auf Abschnitt 3. Sie können jederzeit eine schriftliche, gerne per E-Mail, Aufforderung zur Löschung Ihrer Daten bei uns beantragen.

    Mehr Informationen zu Ihren weiteren Betroffenenrechten auf Basis der DSGVO finden Sie unter der allgemeinen Datenschutzerklärung der ACISO unter https://www.aciso.com/datenschutz.

    Als verantwortungsbewusstes Unternehmen verzichten wir grundsätzlich auf eine automatische Entscheidungsfindung oder ein Profiling.

    8. Verfügbarkeit und Änderungen

    Sie können diese Datenschutzerklärung speichern oder ausdrucken, indem Sie die entsprechenden Funktionen Ihres Browsers nutzen. Bei Unstimmigkeiten zwischen der fremdsprachigen (französisch und italienisch) und der deutschen Übersetzung gilt der deutsche Originaltext.

    Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit zu ändern und an neue gesetzliche Vorgaben oder Entwicklungen in der Rechtsprechung anzupassen und empfehlen, dass Sie bei jedem Besuch unseres Recruiting-Systems über die aktuelle Datenschutzerklärung informieren.

    9. Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle und des Datenschutzbeauftragten

    Wir stehen Ihnen als verantwortliche Stelle gerne für weitergehende Fragen zum Thema Datenschutz und zur Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses zur Verfügung. Bei Fragen können Sie sich auch gerne direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

    ACISO Consulting GmbH
    Valentin-Linhof-Str. 8
    81829 München

    Tel.: +49 (0) 89 - 45 09 81 30
    Email: info@aciso.com

    Datenschutzbeauftragter:

    BAY GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Rechtsanwaltsgesellschaft, Rechtsanwalt Dirk Seeburg
    Hultschiner Straße 8
    86177 München

    Email: datenschutz@aciso.com

    Stand: April 2021